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会社の事務所が引っ越ししたときや、自営業の人が自宅兼事務所の引っ越しをするときには、取引先などに連絡する必要があります。黙って引っ越しをするのは失礼になりますし、何よりも大切な書類などが届かないなどのトラブルも考えられます。
そこで気になるのが、引っ越しの案内はビジネスメールで送っても問題ないのかということですよね。ここではそんな引っ越しの案内をメールで送るときのマナーや書き方のコツ、そしてすぐに使える例文などをご紹介していきます。
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引越し百科の運営会社である株式会社SMAの代表兼ウェブディレクター。自身の引越し経験5回を元に記事の制作やキーワードコンセプトを決めるなど、サイト全体のプロディース業務を務めている。SEO業界のセミナー講師も務める。
2015年9月からWebメディアを中心に執筆を行っています。引越し経験10回の体験談を基に、ユーザー目線で役立つ情報を提供します。これまで、不動産、金融、旅、スポーツなど多岐にわたるジャンルで記事を執筆してきた経験があり、実践的で分かりやすい内容に自信があります。
引っ越し案内ビジネスメール例文
自分で文章を考えるのが苦手という人のために、そのまま使える例文をご紹介します。必要に応じて書き換えを行ったうえでご利用ください。
件名：事務所移転のお知らせ／株式会社△△（自社名）
株式会社◯◯
総務部 部長 ◯◯◯◯様
平素よりお世話になっております。
このたび、令和◯◯年◯◯月◯◯日をもちまして
弊社は下記の住所に移転することになりました。
これを機に、社員一同さらに精進を重ねてまいりますので
今後とも一層のご支援を賜りますよう、お願い申し上げます。
記
●移転先住所
郵便番号：〒XXX-XXXX
住所：○○県○○市～（新しい事務所の住所）
●新電話・FAX番号
電話番号：XX-XXXX-XXXX
FAX番号：XX-XXXX-XXXX
●新しい事務所での営業開始日
○○月○○日
●移転に伴う休業日
○○月○○日〜○○月○○日
まずは略儀ながら、メールにてご挨拶申し上げます。
（略儀ながら、本メールをもちましてご挨拶申し上げます。）
署名
事務所の引っ越し案内はビジネスメールで平気？
事務所が引っ越しをした場合、ビジネスマナーとしては「案内状を郵送で送る」というのが正解です。ただし、ビジネスメールで案内を送っていけないかというとそうではありません。なぜなら案内状を郵送で送るというのは、Eメールがなかった時代のビジネスマナーだからです。
取引先の経営者によっては郵送で案内状を送ることで「今どき非効率なことをしている会社」と判断されてしまうこともあります。かといってビジネスメールだけで済ませると「礼儀がなっていない」と叱られてしまうこともあります。
そうなると、どうすればいいのか判断に迷いますよね。実際に正解はないのですが、次のように関係性によって使い分けるのがおすすめです。
| 案内方法 | |
|---|---|
| 法人 | 案内状 |
| 担当者同士 | メールと案内状 |
| 親しい間柄 | メール |
法人や事業者として案内を出す場合には従来のマナーどおり案内状を郵送し、現場担当者同士のやりとりであればメールで送ったあとに、漏れのないよう案内状を郵送するのがおすすめです。もし担当者同士が親しい間柄になっているなら、メールだけでも構いません。
このようにお互いの関係性によって案内方法を使い分けるのが理想ですが、判断が難しいときには略式の案内としてメールを送り、その後に正式な案内として案内状を送っておけば間違いありません。
引っ越し案内をビジネスメールで送るための手順
引っ越しの案内をメールで送信するための流れを見ていきましょう。
まずはメールを送信する対象者のリストアップをしてください。リストを作ることで連絡漏れを防ぐことができます。また、リストアップして部署内で共有することで、同じ部署内で同一人物に対してそれぞれが送信するというミスを防げます。
リストアップできたら、次は文章作成です。書き方については後ほど詳しく解説します。文章の内容が不安だった場合には、上司や先輩に確認してもらいましょう。内容に問題がないことが確認できたら、メールを送信してください。
引っ越し案内をビジネスメールで送るときのマナー
引っ越しの案内をビジネスメールで送るときには、いくつか気をつけなくてはいけないポイントがあります。どのような点に気をつければいいのか見ていきましょう。
情報公開可能になったらすぐにメールする
正式に引っ越しを伝えるタイミングは1ヶ月前で構いませんが、これは郵送した案内状が届くタイミングと考えてください。メールは速報性が重要ですので、移転先の情報が社外に公開可能になったらすぐにメールで伝えましょう。
そうすることで取引先の担当者が人づてに聞いて、メールよりも先に知るということを避けられます。ただ部署内での足並みを揃えたほうがいいケースもありますので、必ず上司に確認をとってからメールを送ってください。
件名で引っ越しが分かるようにする
引っ越しについての情報を見逃されるのを防ぐために、ひと目で事務所移転だとわかる件名を付けましょう。
件名を「事務所移転のお知らせ／株式会社△△」
とすれば、誰が見ても大事なメールだということがわかります。
これまでやり取りしていたメールに返信して、件名に「Re:」と付いてしまうのは重要性が伝わりませんので避けるようにしてください。略式とはいえ会社の情報を伝えるわけですから、返信ではなく新規作成したメールを送信してください。
引っ越し先に関する情報を間違えない
あたり前のことですが、引っ越し先情報は正しく伝えてください。よくあるのが郵便番号と電話番号の間違いです。正しい引っ越し先情報を、読み取り専用のデータベースで共有し、それをコピー&ペーストできるようにしておくと安心です。
間違った情報を伝えたら訂正メールを送ればいいだけですが、取引先から荷物を送ってもらうときに、間違った内容が記載されているメールを参照してしまう可能性があります。そのようなミスを起こさせないためにも、正しい情報の共有もしくは部署内でクロスチェックを行いましょう。
引っ越し案内ビジネスメールの書き方
引っ越し案内のビジネスメールを送るときのポイントは「簡潔に書く」ことです。無駄を省いて必要な情報だけを記載してください。ただし、ビジネスメールですので、新住所だけを書いて送信というわけには生きません。次の構成でビジネスメールを書きましょう。
- 冒頭の挨拶
- 事務所が引っ越しすること
- 新しい事務所の情報
- 結びの言葉
これらを書いた後に署名を付けて送信しましょう。これだけではどう書いていいか分からないでしょうから、項目ごとにもう少し詳しくお伝えします。
1．冒頭の挨拶
冒頭の挨拶はいつものビジネスメールと同じで構いません。
- 平素よりお世話になっております。
- 平素より大変お世話になっております。
- いつもお世話になっております。
このように簡単な挨拶でOKですが、相手が礼儀などを大切にする方だった場合には「平素は格別のご愛顧を賜り、厚くお礼申し上げます。」のように、かしこまった挨拶を入れてください。
2．事務所が引っ越しすること
次が本題になり、ここで事務所が引っ越しになることを記載しましょう。長々と書く必要はありません。「弊社は下記の住所に移転することになりました。」と簡潔に伝えれば、相手はすぐに内容を理解してくれます。
少し丁寧にしたいなら、先に「このたび、令和◯◯年◯◯月◯◯日をもちまして」と書いておくと、移転日も合わせて伝えられます。
3．新しい事務所の情報
ここはとても重要な情報ですので、間違えないようにしましょう。結びの文章の下に「記」として下記情報を記載してください。
- 移転先住所
- 新電話・FAX番号
- 新しい事務所での営業開始日
- 移転に伴う休業日。
必要に応じて新しい事務所の地図を添付するか、Google Mapで作成した共有リンクを記載しておくと親切です。
4．結びの言葉
ここまでの内容で情報はすべて伝わっていますので、あとは結びの言葉で締めるだけです。親しい間柄であれば「今後ともよろしくお願いします。」でもいいのですが、ここは少し改まった表現をしてもいいところです。
「これを機に、社員一同さらに精進を重ねてまいりますので」と前置きをして、下記例文を付け加えましょう。
- 今後とも一層のご支援を賜りますよう、お願い申し上げます。
- 今後ともご指導を賜りますよう、お願い申し上げます。
- 今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
さらに締めの言葉を最後に記載して、署名を入れれば完成です。締めの言葉はメールの後に案内状を送るのか、それともメールのみの案内になるのかによって使い分けてください。
まずは略儀ながら、メールにてご挨拶申し上げます。
略儀ながら、本メールをもちましてご挨拶申し上げます。
まとめ
事務所の引っ越しは様々な作業が発生し、ついつい得意先や取引先への連絡が先送りされがちで、移転直前に案内状を作成するなんてことも珍しくありません。それでは失礼になりますので、まずは移転が決まったら、早めにメールにて案内を送ってください。
メールの書き方はとにかく簡潔に書くことを心掛けてください。進行中の業務に関する話などを合わせて書いたりせず、新規作成して移転先情報など、最小限の構成でビジネスメールを作成してください。
自分で文章を書くのが苦手という人は、ここでご紹介した例文をコピー&ペーストして、必要な部分を書き換えてお使いください。ただし内容に不備があると困りますので、自分でチェックするのはもちろんのこと、クロスチェックも忘れず行ってください。
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